La valutazione del personale: come si misurano le performance per gli avanzamenti di carriera
Le Key Performance Indicator
Per fare un’efficace valutazione del personale e delle competenze e per definire gli avanzamenti di carriera è necessario adottare degli indicatori che ne possano misurare l’efficacia e l’aderenza agli obiettivi dell’impresa. Parliamo di KPI in the job. Prima di tutto spieghiamo il significato dell’acronimo KPI: un KPI, Key Performance Indicator è un valore misurabile che dimostra l’efficacia con cui un’azienda o un reparto o un settore, sta raggiungendo il target fissato.
E’ possibile utilizzare questi strumenti anche per valutare il personale e definire politiche di premialità e di avanzamento carriera. Una volta raccolti gli elementi di misurazione è necessario ordinarli in termini di indicatori di risultato sulla base degli obiettivi da raggiungere in un determinato percorso professionale.
La valutazione del personale
La valutazione del personale è stata largamente impiegata negli ultimi decenni, soprattutto nelle aziende più strutturate, per fornire un quadro completo dell’efficacia delle attività imprenditoriali più strategiche: quelle di marketing; quelle che riguardano i processi di certificazione della qualità; di audit clienti/fornitori; quelle relative alle certificazioni economiche e finanziarie; alla rilevazione e valorizzazione degli asset aziendali e, infine, anche quelle che riguardano i piani di investimento: senza risorse umane adeguate, motivate e preparate i budget da impiegare in processi espansivi rischiano infatti di andare sprecati.
Elementi da valutare
Gli aspetti da esaminare sono di diverso tipo e, in alcuni casi, richiedono la valutazione di aspetti caratteriali/comportamentali o di socialità. Ecco una breve sintesi.
- Valutazione delle competenze: si tratta di quello che concretamente il soggetto sa fare rispetto alle necessità dell’azienda.
- Valutazione delle prestazioni: qui si parla di risultati concreti in termini di obiettivi misurabili economicamente.
- Valutazione del potenziale: è tutto ciò che ancora non è stato espresso ma che potrebbe essere valorizzato. E’ un elemento importantissimo da considerare. Ci sono persone che in alcuni uffici non rendono e che invece, in altri, raggiungono target ottimali.
- Valutazione della personalità e dei comportamenti: qui entra in gioco la capacità di interagire coi colleghi, lo spirito di iniziativa, la capacità di problem solving e l’attitudine al lavoro in team. Tutto quello che nel moderno linguaggio viene definito come Soft Skills.
Perché valutare le persone?
Obiettivi
Conoscere le proprie persone e valorizzarle, inserirle al posto giusto, affiancandole a bravi tutor, significa avere maggiore conoscenza dei dipendenti coinvolti, maggiore oggettività nelle scelte sugli avanzamenti di carriera e, infine, essere in grado di organizzare meglio politiche di incentivazione e fidelizzazione.
Nelle aziende di maggior successo, viene generalmente creato un clima organizzativo interno motivato ed integrato; la valutazione delle persone e delle posizioni è parte del ruolo dei responsabili che periodicamente misurano l’efficienza della propria struttura organizzativa supportati della direzione del personale che deve avere progettato ed avviato tutte le linee guida dei processi valutativi.
Ci sono sistemi informatizzati predisposti ad hoc e tarati sulle specificità delle singole aziende che servono a parametrizzare tutti i dati necessari. Si tratta di sistemi software HRMS (Human Resources Management System) vengono impiegati per:
- Visualizzare tutti i dati del personale.
- Progettare il modello di valutazione del personale.
- Somministrare gli strumenti per la valutazione, come questionari e test.
- Raccogliere tutti i risultati della valutazione, tenerne storici e valori, visualizzare i dati in modalità grafica e governare le procedure di valutazione.
Aspetti etici
L’aspetto etico della valutazione del personale deve essere ben chiaro fin dall’inizio del processo. Non dovranno intervenire aspetti personali né soggettivi.
Definizione del flusso di valutazione del personale
Ci sono aziende che adottano modelli di valutazione più allargati e non riservati ai diretti superiori, così da permettere a chiunque nell’organizzazione, di poter esprimere il proprio giudizio su capi, colleghi e subordinati; soprattutto nella valutazione verso l’alto, tale meccanismo riserva numerose sorprese estremamente indicative.
Come definire le KPI
La definizione degli indicatori chiave di prestazione può essere un’attività complicata. Ogni indice key dovrebbe essere correlato a uno specifico risultato con una specifica misura delle prestazioni.
L’importanza delle KPI raggiunge la maggior utilità solamente quando rendono al responsabile, informazioni immediate e certe. Perché ciò avvenga è di fondamentale importanza strutturare al meglio questi indicatori tenendo conto delle seguenti macro distinzioni.
KPI quantitative
1 – Obiettivi chiari del risultato atteso
Misure significative richiedono risultati chiari. Servono obiettivi misurabili, tangibili e certi. Ad esempio per un neo assunto quanto tempo normalmente intercorre tra l’acquisizione delle informazioni del tutor/superiore e il raggiungimento dell’autonomia nello svolgimento di certe mansioni dettagliatamente individuate. Il dato deve essere codificato e facilmente confrontabile. E’ quindi necessario fissare in modo preciso i livelli di prestazione dei KPI al fine di renderli correttamente interpretabili. Le prestazioni si basano sugli obiettivi, sul livello di prestazione desiderato per un periodo specifico e su determinate soglie, i limiti superiore e inferiore determinano lo scostamento del valore obiettivo.
2 – Diversificazione delle KPI
KPI sul raggiungimento dei risultati sono naturalmente diversificate nelle varie aree di attività. Esempio: obiettivi amministrativi, finanziari, commerciali, produttivi, di solito, hanno misure di performance del possono essere molto diversi ma tutti devono essere facilmente identificabili e misurabili.
3 – Misurare le KPI
Scegliere il giusto metro di misurazione degli indici di performance sulla base dell’obiettivo da raggiungere. Ci si deve focalizzare su questi indici per cercare di comprendere se vi sia un andamento delle mansioni in linea con la media. Il fine ultimo di una analisi KPI aziendale è quello di fornire informazioni necessarie alle valutazioni dell’HR aziendale circa la gestione, la valorizzazione e il controllo delle performance del personale.
KPI e valutazioni qualitative
Contestualizzare o aggregare gli indici raccolti
Talvolta un indice di performance visualizzato singolarmente non è significativo anzi potrebbe anche essere fuorviante. A tal proposito quindi serve migliorare il livello di interpretazione dei KPI aggiungendo dei dettagli. E’ un processo complesso. Va continuamente aggiustato e deve tenere conto dell’evoluzione delle mansioni all’interno dell’azienda e anche delle qualifiche particolari delle persone. Un esempio di analisi aggregate è lo stato di benessere dei dipendenti, in cui la misurazione dipende anche da aspetti immateriali tipici dello stato di soddisfazione delle Human Resources.
KPI e tracciamento storico
E’ poi necessario tenere traccia di tutte le rilevazioni effettuate e dei percorsi intrapresi per la realizzazione di una gestione integrata del personale. La raccolta dei dati, la loro storia, devono essere memorizzati e storicizzati.
Avere un quadro complessivo di questo processo sia su base storica sia interpretativa e di contesto serve a fornire al Board amministrativo un quadro completo di tutte le performance operative e professionali. Serve a definire il diagramma di flusso degli avanzamenti di carriera e delle premialità correlate.
E’ quasi come dirigere un’orchestra dove le note sono gli elementi oggettivi, l’esecuzione dipende dalle capacità tangibili e dalle qualità interpretative dell’artista e l’armonia dipende dalle capacità del direttore d’orchestra.